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外国语学院学生会管理条例细则

发布时间:2020-07-04编辑:设置

一、总则

1、学生会干部要团结一致,工作上相互支撑,相互帮助,相互监督,要注意自身修养和形象(“未曾做事,先学做人”是外语系学生会的立会之本)。

2、部门或干部在开展工作时,要坚持工作原则,从学生会的大局出发,服从组织安排,如遇特别重大事务需要多部门合作的介由主席团指定部门进行合作完成任务,各部门之间要消除芥蒂,增进互信和衷共济,共同完成任务。

3、部门或干部之间若有建设性意见或不同意见,要及时向主席团反映。

4、学生会干部应该按照“公平、公正、公开”的原则办事。若办事显失公平或者出现严重的失误,要公开检讨,并给与内部通报批评,以维护学生会的声誉。

5、各部门开展活动前应做好详细的工作计划,及时向分管的主席汇报,征得其同意后方可进行;若未经同意,擅自开展活动,主席团不予以支撑,并给与组织者相应的处分,活动期间出现的问题由相应的组织者负全责。活动结束后,要做好总结以及收尾工作。每次活动结束后一周内,活动组织者必须将活动的相关资料上交至办公室出留档备案。(详见档案管理制度)

6、各部门应定期召开部门会议,部长主持,指定相关委员做好会议记录。会议须及时传达主席团形成的决议和有关文件,由于传达未到位和工作不力造成的工作损失,由各部长负责。学生会各部门开展的工作由主席、分管主席、办公室加强监督。

7、各部门应该加强与学校相关部门以及院系之间的联系,建立网络以便整个学生会工作的开展。

8、学生会各部门实行第一负责人责任制,凡遇事情主席团直接询问各部长,各部有事尽量进行寻求部内解决,如不能解决,则上报主席团进行解决。

9、学生会干部应实事求是,忠于职守,严禁利用职务之便为本人、个别同学谋利益,严禁一个人名义代表学院向外界做出各种承诺。否则经调查核实,视情结严重,给与相应处理。

10、爱护学生会的财务。若有丢失或损坏须由当事人负责赔偿。若外借,经办公室同意,并做好记录。

11、学办、学工办值班按照值班制度进行,值班人员由办公室排表,根据实际情况调整。

12、学生会定期将本阶段内工作进行汇总编排,并进行张贴公示,供全系学生观览和监督。

13、各部门如若参加院里的各项工作部署,需提前告知办公室备案,办公室告知主席团,各部门参加完部署工作后需及时将所获信息向办公室进行反馈登记。

14、各部门如遇活动需要出海报或展板须向宣传部备案,说明海报或展板用途及摆放时间。另,各部门需提前将所需板报样式告知宣传部进行制作,制作完毕后,各部门自行将板报进行张贴或摆放,看护,并在规定日期内将展板抬回,未在规定时间内将展板抬回,造成展板损毁或遗失的将追究该部门负责人责任,并给予相应处罚。

15、各部门如果有相关活动需要进行拍照或写资讯的,可由该部门负责人自行联系资讯中心,要求派出同学进行跟访。如果资讯中心人手紧时,派不出同学,可由该部门自行拍照,事后将活动的梗概写出,交由资讯中心同学,将其写出资讯,并上传院资讯中心。

16、院里下发给我系的活动,由主席团进行下派给各部门,并由相关分管主席进行全程跟踪,活动负责人需及时向分管主席回报活动进展,如遇需要组织学生报名参加的活动,各部应进行全系广泛动员,积极组织同学参加,如果遇无人报名之境像需在活动报名截止前的三个工作日内上报主席团进行备案,介由主席团进行协调。

17、凡是学生会成员需要参加院系各项活动,出席各项会议的人员,必须及时参加,如有特别情况无法参加的须提前报办公室审核,并由办公室做出相应安排,如无故不参加活动的,按旷会处理,视情节严重给予相应处罚。

18、各部门建立相应的活动群,办公室建立全系班长飞信群,组织部建立团支书群,学习部和外语之角建立学习委员群,宣传部建立宣传委员群,生活部建立生活委员群,文艺部、体育部建立文艺委员和体育委员群,各部门在通知相关事务时,一定注意时间和方法态度,避免在大家休息时间通知,遇有紧急事务需要通知的,一定做好相关说明工作,切不可态度蛮横,做到细心解答。

19、各相关部门要加强和各班干的联系,充分争取广大学生干部对学生会工作的理解和支撑,充分发挥他们的才干,共同促进外语系的学生自我管理和服务工作。

(注:学生会干部应该应自觉遵守学生会的各项规章制度,努力不断完善个人综合素质;若出现违纪行为,视情节严重做出相应处理。1、口头警告2、书面检讨并给与内部通报批评。

二、工作管理制度

1各部门应认真贯彻和实行院团委和系部布置的各项工作,主席团将根据工作的具体实行情况予以考核。

2、各项工作活动应提前5分钟到场,无故不得迟到早退。

3、手机的正常开机时间应当为700-2330。在可能的条件下可保持全天开机;手机应随身携带,并保证畅通状态,见到来电或短信时起,应当马上接通或回复,多条重复短信,回复一次即可;如遇上课,不便接电话,应当在下课时间短信告知。

4、各项活动中各部门要全力配合,工作中要各负其责,各尽其力,相互帮助,不得推脱责任。各部门在平时工作中注意与其他部门沟通交流。

5、工作安排不得推脱,如有困难可如实陈述,解决方案视情况而定。若超出能力范围不能按时完成或解决,及早上报主席团。

三、学生会财务管理制度

学生会的活动经费统一由办公室专人保管,办公室对经费的收支情况作统一的记录工作。实践部拉取的赞助经费需及时上交办公室管理,并做好相应的交接手续。

(一)资金使用的原则:开源节流,为同学多办实事,严禁资金外借,严禁资金挪用。

(二)物品采购细则

1、申请

每次活动前活动组织者必须做出相应财务预算,财务预算要求详细明了,并交与办公室。(购买物品前,各部须填写专用物品采购单,经由团总支老师、主席签字同意后方可进行物品购买,未经团总支老师、主席或办公室同意;擅自购买物品的视具体情况,给予报销或不报销处理。)

注:物品采购单须抄送一份至办公室处备份;申请金额较小的临时支出可向办公室相关负责人口头申请,经同意后方能购买。金额较大则要征求主席的同意。

2、报销

各部门开展活动需经费时,应提前列出详细预算开支提交主席审查,团总支老师盖章签字审查通过之后方可在外语系设点的商店,打印店购买活动所需物品;

活动结束后一周内,组织人必须将相应支出上报;

报销时凭发票报销,每张发票后必须有用途,经手人,部长,分管主席的签名,缺一不可。注名日期(发票报销前,均先让主席签字,方为有效);

报销发票交与办公室后须填写申请报销领款单,确认报销的金额;

办公室汇总发票至系团总支书记处统一报销后,各部门凭申请报销领款单领取报销款项,具体领款时间由办公室通知各部门。

3、用款部门应在指定时间内向分管主席上报活动各项开支明细;

  

4、没有按流程办事的部门或个人所购买的物品费用,若无发票或单据一律不予报销;在涉及资金较大或关系重大时,应及时与团总支老师联系提供真实信息;

  

5、学生会办公室以及仓库物品的外借,必须在学办的出入表上做好准确的记录(所借物品名称、时间、借出人、联系方式、归还时间);

6、各部门对本部门的物品须按时定点清理公示。

7、学期末办公室针对本学期的财务收支状况进行汇总并公开汇报予以公示。

四、档案管理制度

为加强院学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性,使系学生会的工作形成一定的历史资料,故建立本制度。

1、学生会的档案管理工作由学生会办公室负责,对学生会的总体文档进行分类归档管理,为学生会的各项活动提供参考资料,保障各项决策的科学化。学生会总体档案分类如下:各级文件类、会议记录、学生干部档案、学生会工作计划、工作总结、重要书刊、各类大型活动的邀请函、宣传单、节目单等相关资料以及学生干部考核档案等。(在留存文字版材料的同时需在办公室电脑内续建学生会专门文件夹进行各材料电子档的留存)

2、学生会各职能部门在每学期初必须有详细的本学期工作计划及上学期的工作总结,一式两份,分别由本部门及办公室存档。学生会总体计划及总结由主席团负责草拟,经学生会全体通过后方可实施。

3、各部的工作档案由各部部长专人保管。凡所有大型活动的方案、总结及有关材料除本部门存档外,还须送交一份于办公室存档,电子档发到办公室委员专用邮箱,材料发送前需及时通知办公室工作人员进行查收,并由办公室人员进行分类存档。活动方案于活动前交,经主席团以及团总支审核通过后方可实施,如可实施于活动结束后将活动的总结及有关材料(活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像)于一周内递交;此任务由部长负责,不实行者将以公开批评或其它形式处罚。

4、副部长级以上干部(含副部长)每学期必须递交一份详细的个人总结,先容在这期间的工作内容、工作成绩及经验教训,并由办公室存入档案(具体递交时间由办公室统一安排)。

5、属于学生会的报刊、杂志,由办公室统一安排整理并加以保管,任何人不得私自占有。

6、如借用有关档案,须经办公室或有关部门负责人同意并作登记方可,且用后及时归还存档。

7学生会档案归属学生会所有,未经许可不得外借,内部人员借用,应以书面形式提出申请,经主席团批准后方可借用,办公室作好登记工作;档案统一纸张规格为A4,一般以打印为主,若书写则应使用黑色钢笔或水笔。(加书写美观,不得潦草)

8、其它类别档案视具体情况由办公室作出合适安排。

五、例会管理制度

例会为学生会不可缺少的常规性活动,其主旨在于加强学生会内部之间的联系,便于内部方法经验的交流,更好的促进学生会工作的开展。

各类会议开会时应带好笔记本和笔,提前10分钟到场,务必对通讯工具采取静音或关机措施,不得在会议期间窃窃私语或大声喧哗,不得随意进出会场,保持会场秩序;会议期间,禁止玩手机,除非紧急事件,不得在会议期间接电话。

  

会议开始前进行点名,并将缺勤状况记录在会议记录里,会议结束两天内将纸质版交至学办指定位置存档,办公室定期检查;作为优秀部门的评选依据。

  

  

(一)学生会全体例会制度

1、外语系学生会全体成员例会按例每月召开一次,时间地点由办公室统一通知。

2、召开全体例会时,主席团人员坐前两排,各部门依次坐在中间位置(按部门首字母顺序就坐),右侧位置空出留于迟到者就坐。

3、每次例会办公室相关人员须作好工作记录。

  

4、各部应根据例会所布置任务及时召开部门会议,分配好工作并做好会议记录。

  

5、例会迟到记录由办公室记录,部门工作会议迟到记录由部长指定部员记录。迟到第一次上交纸质版书面检讨到办公室,并在下一次会议上当众做检讨。三次迟到及其以上取消本人或者本部门本学期评奖评优资格并给予该部门严重警告。情节严重者由主席团商定处理。

  

6、凡不能准时参加会议的学生会干部,须在会议前以书面形式向分管主席或者团总支副书记请假,签字生效,如有紧急情况,先口头请假,事后补假;无故缺席两次以上者撤销本人或本部门本学期评奖评优资格并由办公室备份;情节严重者由主席团商定处理。

  

7、在布置各项工作后,如有不同意见可以在会议上及时提出或会后向主席团提出不同看法。

  

8、参会时应保证衣着得体,拖鞋一类等不合时宜的禁止穿着。

  

9、会议室禁止吃饭等一系列与会议无关的活动。会议结束后,保持桌椅整洁。

(二)学生会例会流程

1、办公室负责人点名。

2、各部部长汇报工作情况或提出建议。

3、主席、团总支副书记交代事宜,布置任务。

(三)部长级会议制度

1、按例每两周召开一次部长级例会。

2、会议时间、地点根据实际情况另行通知。

3、由主席主持,副主席以及各部门正副部长出席参加。

4、成员必须准时到会,不准迟到早退;因故不能出席者必须提前向学生会主席亲自请假,否则按缺席论,并予以记录。

5、例会内容由办公室予以认真如实记录。

(四)各部门内部会议

1、每月召开至少一次。

2、具体会议时间、地点根据实际情况各部门自己定夺。

3、由各部门成员出席。

4、成员必须准时到会,不准迟到早退;因故不能出席者必须提前递向各部长请假,否则按缺席论,并予以纪录。

5、例会内容由各部指定专人负责记录并整理交至办公室。

六、值班制度

1、办公室安排周一至周五专门人员进行值班,要求值班人员不得无故迟到、缺席、早退,事假、病假须先向办公室请假,值班人员在值班时间20分钟后仍未到位或提前20分钟私自离开者,视为缺勤。

2、值班时间:早上:830-1200;下午2:00 - 540

3、值班人员须按要求在指定的记录上进行签到,不可代签,一经发现,按缺勤处理,并予以通报批评。

4、值班人员要做好交接工作,提醒下一班值班的同学,要注意仪表。值班人员对来访同学须热心周到,耐心听取来自于最广大同学的意见和建议,主动将系的各项规章制度及最新决定传达给同学,使学生会真正起到系与学生之间的纽带作用。

5、值班人员在值班期间不得花大量时间使用电脑聊天或玩游戏。

6、值班人员在值班前严禁在办公室吸烟、喝酒、打牌、嬉戏打闹等,须保持办公室安静。

7、值班人员值班时应保持良好的室内外环境卫生,做好清扫工作。值班时间不能随意离开(除特殊情况,须及时报办公室);离开办公室时,要关好门、窗、风扇、灯等。

8、值班干部须注意不得擅自翻看其他部门档案及文件,禁止带无关人员进入办公室。

9、正确、正当使用电脑,保管好电脑里面的资料。

10、办公室成员担任监督员,对值班情况进行监督并做好相应的记录。

七、请假管理制度

1.请假须由或分管主席批准签字方为有效;原则上请假不得超过三次,否则取消评优资格;假条必须亲自书写,交主席团签字批准后在学生会例会、值班、活动之前一份交至办公室存底,一份交于活动组织人员,不得由他人代写。

2.未履行请假手续或没有特殊情况缺席而请假的,均做无故缺席一次处理;缺勤三次以上,对相关人员给予通报批评处理。

3.例会、值班及活动的缺席次数作为学生会工作考核标准之一,(本制度请各部门严格自律,遵照实行);无故缺席三次以上者将撤销相关职务。

八.奖惩制度

1. 学生会委员试用期为三个月,期间若出现多次缺勤或者违纪现象,给予劝退处理。

2. 部长级或主席团成员若出现多次缺勤或者违纪现象,取消其评奖评优资格,并全系通报批评。

3. 外语系学生会设优秀部门、每月之星等奖项,主席团须根据个人或者部门平时表现,参考部门记录,给予评定。

4. 外语系学生会所颁发的奖项得到系部认可。

九、外语系学生会全体干事考核办法

为了加强学生会干事的管理,提高学生会干事整体素质,真正做到奖罚分明,特制定本考核办法:

(一)考核标准:

1、本考核制度实行积分量化,每人每学期的基础分为70分,对没有按要求完成或做到的规定按规定扣分,对按要求并且完成出色的按规定加分。

2、考核对象:外语学院学生会全体干事

3、具体考核办法:学生会各部门干事的各项考核由办公室主任、副主任协调实行,办公室主任、副主任由学生会主席团监督。

5、本考核结果将作为对学生会全体干事的任免、奖罚的重要依据。一学期考核成绩在90分以上的为优秀学生会干事,60分以上的为合格,60分以下的干事需要继续努力,考评不合格,以此作为各干事任期结束后,颁发任职聘书的实际依据,优秀及合格分别注明,不合格者将不予颁发聘书,外语系学生会将不承认其学生会成员身份。(需团总支认定)

(二)考核内容和积分量化标准有以下情况给与扣分

1、纪律方面(20分)

1)认真参加学生会会议,不迟到,不早退,不无故缺席。积极发表意见和建议,主动交流工作经验和体会。做好会议记录,认真贯彻好会议精神:

A、无故缺席一次3

B、迟到、早退一次2分,迟到10分钟以上(包括10分钟)按缺席处理

2)会议请假必须出具书面请假条报给各部,各部门组织的例会或会议请假由各部长同意及时认真记录,并与会议记录一同上交,否则,视为全部门缺席,按学生会例会缺席进行处理。请假达到三次按一次旷会处理,超过三次的每超过一次扣2分,特殊情况请向办公室主任说明。

3)学生会办公室干事有损学生会干事形象的视情节轻重扣6-10分。(如在公开场合发表不利于学生会言论的,在工作实行过程的不注意礼节经人反馈的,做事态度散漫有损学生会形象的等)

2、组织方面(20分)

1)每学期末学生会全体干事根据一学期锻炼,写出个人总结或工作心得:

A、未写人总结或工作心得结的每缺一份5

B、本人总结或工作心得迟交的2

2)参与工作情况:学生会全体干事必须按要求参与院系各级组织的各项工作。在工作中表现突出,能够按时、认真完成各项工作的干事加5-10/次,未参加扣4/次。

3)各部门在开展活动的同时,对于本次活动表现优异或对此次活动有重大贡献的干事,各部分负责人有权向主席团申请为干事加分,并草拟好干事个人表现情况、加分理由,以书面形式递交主席团,经主席团审核后,加2~5分。

注:具体考核细则以以上考核办法为基准,参照《外语系学生会考评方案》对外语系学生会成员进行最终的考核。

  

第四章附则

1、学生会各部门可制定有关工作管理制度,但不得与本章程相抵触。

2、在每学年学生会第一次全体例会上,外语系学生会主席须向全体成

  

员宣读本章程。

3、本章程的说明权以及修改权属于学生会。

4、本章程自通过之日起生效。


                                                     外语系团总支学生会

                                                                                                                              201511


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